Порядок выдачи архивных документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий, копий фонда пользования (микрокопии)

Порядок выдачи

Описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива выдаются пользователям в день заказа. Также доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале осуществляется в день заказа.

Максимальное количество дел (единиц хранения), описей, печатных изданий, копий фонда пользования, аудиовизуальных и электронных документов которое может быть заказано и получено пользователем единовременно в течение рабочего дня:

 

Ед. хр.

Кол-во ед. хр., которое может быть получено пользователем единовременно

1

2

Описи

 

Описи 5 фондов

Дела исторического периода

5 ед. хр. общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения

Дела советского и постсоветского периода

10 ед. хр. общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения

Копии фонда пользования

10 ед. хр.

Аудиовизульные и электронные документы

10 ед. хр.

Печатные издания из фонда НСБ

 

1-2 подшивки газет

1-2 карты

10 книг, брошюр

 

Дела, аудиовизуальные и электронные документы выдаются пользователям не позднее 2-х рабочих дней со дня оформления заказа.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя не может в сумме превышать 20 единиц хранения.

Пользователи, командированные в архив на срок не более 2 недель, получают документы на следующий день после заказа. Требования у таких пользователей оформляют при предъявлении командировочного удостоверения.

Описи, архивные справочники предоставляются пользователям на срок до 5 дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива на срок, не превышающий один день. Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на один месяц. Подлинники особо ценных дел, документов выдаются с письменного разрешения руководителяархива на срок не более двух недель.

Продление сроков хранения и использования в читальных залах описей, дел, документов, печатных изданий согласуется с сотрудниками читального зала. Продление сроков использования особо ценных документов согласуется с руководством архива.

Подлинники дел, документов, на которые в архиве имеется фонд пользования (микрокопии, фотокопии, копии на бумажной основе, в том числе в форме электронного документа), пользователям не выдаются. Подлинники могут быть выданы с письменного разрешения руководства архива в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания; в связи с неисправностью технического оборудования для работы с микрофишами и копиями документов в электронном формате. Выдача подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.

В читальный зал не выдаются документы не прошедшие научного описания и технического оформления с целью использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования.

Отказ или отсрочка в выдаче дел допускается в случаях:

·          неудовлетворительного физического состояния документов;

при приеме документов на постоянное хранение;

·          необходимости выполнения служебных заданий  сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фонда, усовершенствование или переработка описей фондов, реставрация документов, изготовление страхового фонда и пр.);

·          экспонирования заказанных материалов на выставках;

·          выдаче дел другому пользователю;

·          выдача дел и документов во временное пользование юридическим и физическим лицам – фондообразователям, их правопреемникам или по запросам сотрудников органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания – по делам, находящимся в их производстве;

·          запрещений, ограничений на доступ к архивным документам, установленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации (документов, содержащих государственную, коммерческую, служебную, профессиональную, семейную, личную тайну); другую конфиденциальную информацию, в случае обнаружения которой субъекту персональных данных может быть нанесен моральный вред, материальный, физический ущерб.

·          ограничений на использование документов, установленных фондообразователем или его законными наследниками, или договором ГКУ АО «ГААО» с фондосдатчиком при передаче документов на государственное хранение.

Отказ в предоставлении пользователю документов и научно-справочного аппарата должен быть осуществлен и обоснован работниками соответствующих структурных подразделений архива в письменной форме на бланке заказа.

При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, копий фонда пользования, отсутствия листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел,  пользователи незамедлительно должны сообщить об этом сотруднику читального зала.

При сдаче пользователем архивных дел, документов, копий фонда пользования, печатных изданий, описей, работник читального зала принимает их под расписку, проверяет их сохранность и наличие всех особенностей оформления и состояния документов, отмеченных в листе-заверителе.

Обязательной полистной проверке в присутствии пользователя при возврате архивных документов в архивохранилище подлежат: уникальные и особо ценные документы; архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы; несброшюрованные архивные документы.

Полистной проверке (отдельных листов, отмеченных в листе-заверителе) в присутствии пользователя подлежат также дела, содержащие автографы, графические материалы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

Пользователь обязан в день возврата в архивохранилище передавать все вышеуказанные дела работникам читального зала не позже, чем за 30 минут до окончания часов приема читального зала для соответствующей проверки их в присутствии пользователя. Работники читального зала информируют об этом пользователя при первой выдаче дел.

При обнаружении в сдаваемых архивных делах, микрофиш, описях недостачи листов или повреждений, не зафиксированных ранее в листе-заверителе, работники читального зала, в присутствии пользователя составляют акт, который передается директору ГКУ АО «ГААО» для принятия последующих решений.

В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст измерений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.