Порядок копирования документов

Порядок копирования

ГКУ АО «ГААО» осуществляет по заказам пользователей копирование архивных документов открытого доступа с разрешения руководства архива.

Копирование документов для пользователей производится на основании заполненного заказа на копирование (Приложение 8). При оформлении заказа обязательно указываются: фамилия, имя, отчество пользователя, тема исследования, основание для допуска к работе с архивными документами, характер использования копий архивных документов, поисковые данные и краткое описание документов. При копировании большого количества документов к заказам дополнительно составляется их перечень.

Вид копирования (ксерокопирование, сканирование, фотокопирование) устанавливаются руководством архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

Копирование архивных документов ограниченного доступа (секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в установленном порядке.

Копирование документов из личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователем или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное и временное хранение. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения руководства архива.

Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Бесплатно в ГКУ АО «ГААО» осуществляется копирование:

·         по запросу территориальных органов федеральных органов государственной власти, представительных и исполнительных органов государственной власти края, органов местного самоуправления, судебных органов, органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание и следствие, в связи с исполнением ими своих полномочий;

·         лицам, безвозмездно передавшим документы в ГКУ АО «ГААО» (из состава личных фондов и коллекций). В этом случае плата за копирование может быть установлена лишь при большом объеме копируемого материала.

Сроки изготовление копий с документов составляют не более:

·         3 рабочих дней с момента оформления Заказа – копии на бумажной основе;

·         5 рабочих дней с момента оформления Заказа – копии на электронном носителе.

Копирование документов осуществляется после оплаты счета учреждением и пользователем за изготовление копий согласно действующему  в ГКУ АО «ГААО» прейскуранту цен.

При одновременном заказе не более 50 копий; при заказе большего объема сроки устанавливаются в договорном порядке.

Не производится копирование документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и в случаях, когда копированием может быть нанесен ущерб их физической сохранности. С документов плохой физической сохранности разрешается делать машинописные, фото- и микрокопии с материалов фонда пользования, но не с самих подлинников.

Решение о копировании особо ценных и уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, в каждом отдельном случае принимается  руководством архива.

Не производится копирование в полном объеме неопубликованных каталогов, картотек, баз и банков данных, других архивных справочников. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры (номер фонда, номер описи, номер дела, номера листов). Все листы архивной копии скрепляются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. При оформлении копии рассекреченного архивного документа проставляется штамп «Рассекречено».

Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы по указанным адресам.

Для вывоза копий архивных документов за рубеж архив выдает пользователю справку, к которой прилагается перечень вывозимых копий документов с указанием количества и обобщенной характеристики скопированных документов. Справка и перечень подписываются руководителем архива и заверяются гербовой печатью.

В исключительных случаях при отсутствии технических средств  у архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей (фотоаппарат, видеокамера, сканер). Данное копирование производится только с разрешения руководства архива в помещении архива и под контролем сотрудников читальных залов.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователя, ГКУ АО «ГААО»  не несет.

Не допускается использование пользователями сканирующих устройств  планшетного и протяжного типа, вспышек и иных устройств, предназначенных для повышения уровня поверхности переснимаемых документов при фото- и видеосъемке.

При самостоятельном проведении копирования архивных документов с помощью цифровой аппаратуры пользователь передает ГКУ АО «ГААО» электронные копии архивных документов для формирования фонда пользования и (или) использования копий по усмотрению архива.

 

ФОРМЫ И БЛАНКИ